Arhivska knjiga

Arhivsku knjigu su obavezni da vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fzičkih lica, dakle obavezni su da je vode: državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, imaloca javnih ovlašćenja, privredna društava i druga pravna lica. Arhivska knjiga predstavlja inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sâm sadržaj dokumenata niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama.

Takođe se upisuje i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze. U arhivsku knjigu se upisuje samo originalni dokumentarni materijal, ne i kopije.

Arhivska knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu. Ona je jedna, jedinstvena i centralna. Jednom dat, redni broj u arhivskoj knjizi se ne ponavlja.

Preporuka je da se u istom registratoru (ili drugom skladišnom mestu) ne mešaju kategorije, ali ako se mešaju, da se mešaju one koje imaju isti rok čuvanja (naravno, trebalo bi da jasno budu odvojene zbog lakšeg snalaženja).

Čuvanje kategorija sa istim rokom čuvanja omogućava lakše izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala - drugim rečima uništavanje dokumenata kojima je istekao rok trajanja.

Svake godine do 30. aprila, za prethodnu kalendarsku godinu se nadležnom arhivu dostavlja prepis iz arhivske knjige. Nadležni arhiv je onaj koji je mesno nadležan, a prema sedištu subjekta/stvaraoca i taj arhiv je najbolji kontakt za pomoć oko primene Zakona i otklanjanja nedoumica.

Za sada se prepis arhivske knjige dostavlja u papirnoj (npr. fotokopija) odnosno odštampanoj formi, overeno (ako stvaralac koristi pečat) i potpisano od strane odgovornog lica kod stvaraoca, nastoji se omogućiti elektronsko dostavljanje prepisa u budućnosti.

 

Preuzeto sa www.paragraf.rs